Hier een aantal tips:
- Open een aparte bankrekening. Veel zzp’ers willen kosten besparen en openen een tweede privérekening en gebruiken die zakelijk. Het heeft niet onze voorkeur, maar als u de privé-uitgaven van een andere rekening betaalt dan van de zakelijke dan is het wel mogelijk.
- Anno 2021 werken de meeste zzp’ers met de online aanlevering van de bank en de facturen. Vroeger kocht u een map en voegde tabbladen toe met de namen: bank, verkopen en inkopen (nog te betalen). Dat kunt u nu op uw pc doen. Copy en paste daar al uw facturen in. En sla elk kwartaal een mt-940 file van uw bankafschrijvingen en bijschrijvingen op.
- Bewaar de facturen die per bank betaald zijn in een mapje per bank betaald. Heeft u in uw enthousiasme toch kosten per privérekening betaald, maak dan een apart mapje privé betaald in. Deze facturen dienen niet tussen de zakelijke bank komen.
- Stop in het mapje verkoopfacturen de omzetfacturen op nummer, dus nummer 1,2,3 en niet 1,10,2,6!.
- Betaal uw privé-uitgaven (loterij, huur) van privérekening.
- Houd alle nog te betalen facturen onder een apart mapje
- Sla een kopie van oude aangiften Omzetbelasting op in en mapje omzetbelasting.
- Sla kopie van oude aangiften IB op.
- Lever uw wachtwoorden voor digitale aangifte aan.
Uw boekhouder verwerkt de facturen en de bank in een softwarepakket. Vele zzp’ers denken dat zelf ook te kunnen. Veelal worden ze verleid door slimme verkopers van software, die ze een abonnement willen verkopen. De boekhouding is aan het einde van het jaar zelden af. En vaak dient een boekhouder alsnog orde op zaken te stellen. Wij adviseren derhalve om zeker het eerste boekjaar een boekhouder in te huren. Dan staat in elk geval ook de basis van uw boekhouding en de codes om btw eruit te halen correct.
ZZP-boekhouder richt uw boekhouding in via een grootboekschema. Aan de debetkant staan daar vaste activa, vlottende activa en liquide middelen. En aan de passivazijde zijn staan het eigen vermogen, de langlopende schulden en de kortlopende schulden.
Op de winst- en verliesrekening staat de omzet excl btw en ook alle kosten staan daar exclusief btw en gerubriceerd naar kostensoort.
Huisvestingskosten
Overige personeelskosten
zakelijke lunches, relatiegeschenk, representatiekosten, reis- en verblijfskosten onderweg. Deze zijn veelal voor 80 procent aftrekbaar. De boekhouder maakt aan het einde van het boekjaar een correctie;
Klein aanschaf
- gereedschap etc;
- alle kosten onder de 450 euro excl btw. Hierboven vallen ze onder vaste activa;
- Inkopen materiaal.
Autokosten
- benzine;
- wegenbelasting;
- verzekering;
- onderhoudskosten.
Rentekosten
- bankkosten per kwartaal;
- rente zakelijke lening.
Algemene kosten
- kosten aan de zzp-boekhouder;
- kantoorbenodigdheden;
- telefoon;
- postzegel;
- boeken;
- opleidingen;
- contributies en abonnementen;
- verzekering.
